Para terminar nuestra serie de blog posts sobre herramientas de trabajo que usamos en Ubiqua, les quiero hablar sobre lo que utilizamos para Finanzas: Quickbooks Online. Quickbooks ha hecho que nuestra labor recurrente en finanzas y contabilidad sea de sólo 1 día al mes versus un trabajo de tiempo completo. Quickbooks ha hecho que minimicemos el número de hojas de Excel y el trabajo manual que esto conlleva. Estas son las funciones para las que principalmente usamos Quickbooks:
Conectar cuenta en banco local con transacciones contables
Esto probablemente es lo que hizo que escogiéramos Quickbooks a otros servicios contables (Wave, Freshbooks, Kashoo) ya que los otros servicios no se pueden conectar a bancos locales. Nosotros conectamos Quickbooks con nuestras cuentas en Bancos panameños. Gracias a esto, cada vez que hay una transacción nueva en nuestra cuenta bancaria, automáticamente esta sale en nuestros libros contables. Esto permite que no nos saltemos ninguna transacción bancaria por error y nos ahorra muchísimo tiempo metiendo las transacciones manualmente.
Hacer y comparar presupuesto versus lo ocurrido
Quickbooks nos permite hacer un presupuesto y compararlo periódicamente con la actividad ocurrida en nuestras cuentas bancarias. Anteriormente, nos tocaba comparar ambas cosas en una hoja de excel donde nos tocaba hacer bastante trabajo manual, ahora quickbooks lo compara por nosotros. Además nos muestra gráficas que son excelente para mostrarle a todo el equipo cómo va la compañía comparado a lo esperado.
Digitalizar y guardar facturas físicas
Al momento de hacer nuestra declaración de ventas, es mucho más fácil de manejar las facturas si están digitalizadas. Quickbooks tiene un aplicación para el celular que te permite tomarle una foto a la factura y atarla a la transacción bancaria. Así también podemos encontrar la factura muchísimo más rápido para futuras referencias.
Existen otros software de contabilidad que también son excelentes pero nosotros escogimos Quickbooks por su conexión a bancos panameños y por su precio ($14 al mes el plan Premium). Quickbooks también tiene un plan que es muy útil para manejar tus finanzas personales y es un poco más económico. De todos modos, puedes ver las otras opciones de servicios y ver si otros cumplen tus necesidades mejor. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos en la casilla de comentarios.
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